视频会议室的规划是影响视频会议作用的重要要素之一，包含会场设备、会场布局、会场环境等。会议室的规划涉及的内容非常广泛，限于篇幅，我们下面仅列出部分要素及主张。

视频会议会场布局包含总体规划、会场面积、会场装修等：

1、会议室的空间布置

会议室空间首要依据参会最多人数来决议。4-6人的小会议室，座位一般选用一字排开或小扇形；大中型会议室，座位摆放大部分采取U字型，以获得最佳视频视点。

视频会议相关房间应选用暗敷底方法布放缆线，便利穿线。房间内的桌面选用中性或淡色，能够将天花板投下的灯火均匀地反射到与会者的脸部。不要运用白色的桌面，镜头会为了适应白色的亮度使光圈主动调小，与会者就会显得过暗。视频会议室应远离喧闹或人员进出频频的区域，防止与会者感觉不舒适。

2、会议室的光源操控

因为召开会议的时间是随机的，所以室内应运用人工光源，防止自然光。会议室最佳的光源应该是日光灯或三基色灯。一起务必防止摄像机取景范围内有窗户，不然室外光源会迫使摄像机光圈太小，造成黑暗。

3、湖南会议室装修的音频设备布置

视频会议室内的回音反射杂波对会议的作用影响较大，所以主张将杂波操控在50db spl以内。怎么有效地操控杂波呢？选用全向麦克风或许定向麦克风。全向麦克风应具有主动增益操控、全向收集声音等功能；定向麦克风一般一人一支。整套体系应以满足会议室需求为原则，尽量防止运用过多麦克风而造成不良影响。此外，会议室须做吸音处理。

4、湖南会议室装修的室内装潢

靠窗的墙面可选用具有吸音作用的窗布（布幔）来阻隔窗外杂音，其中以绒布皱褶窗布或布幔作用最佳。视频会议室内墙面应用软包装饰。地板最好铺地毯，防止人员走动产生太多杂声；一起尽量不要选用大理石墙面，因大理石容易反射杂讯，影响声音作用。

5、湖南会议室装修的电源操控

摄像机、电视机等视频设备最好选用同相电源，重要会场的mcu、codec、摄像机应选用不间断电源。在会议桌的邻近要安装适量的网络插口和相应的220v电源插座。

6、湖南会议室装修的环境布置

规范的视频会议的环境，温度18-25℃。保持室内气流通畅，不宜过大。室内尽量装备通讯设备专用的灭火器。预留不少于2个网络插入端口。尽量降低室表里噪音。